Lưu trữ email trong Gmail cung cấp cho bạn khả năng sắp xếp hộp thư đến của mình mà không xóa các chuỗi email cũ. Nếu ai đó gia hạn một chuỗi cũ bằng cách gửi một email mới, nó sẽ xuất hiện lại trong hộp thư đến của bạn. Nếu không, email đã lưu trữ sẽ vẫn bị ẩn trong một thư mục riêng trên máy chủ của Google.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích cách hoạt động của chức năng lưu trữ trong Gmail, cách bạn có thể lưu trữ email và cách bạn có thể dễ dàng tìm thấy các email đã lưu trữ.
Lưu trữ có ý nghĩa gì trong Gmail?
Nhiều người chỉ cần xóa tất cả các email cũ của họ khi không còn cần thiết nữa. Nhưng bạn sẽ làm gì khi có thể cần tham chiếu lại thông báo đó trong tương lai? Đây là nơi mà việc lưu trữ rất hữu ích.
Mặc dù các email đã xóa được gửi đến thư mục Thùng rác trong 30 ngày trước khi bị xóa khỏi máy chủ của Google, nhưng các email đã lưu trữ thay vào đó sẽ được gửi đến một thư mục ẩn, nơi chúng vẫn còn vô thời hạn.
Điều này giúp giải mã hộp thư đến của bạn trong khi giữ lại các email quan trọng tiềm ẩn đề phòng.
Cách lưu trữ trong Gmail
Có ba cách dễ dàng để lưu trữ email bằng Gmail.
Để lưu trữ email trên trình duyệt web:
Mở Gmail và đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn, nhấp chuột phải vào email và chọn tùy chọn Lưu trữ trong menu thả xuống.
Ngoài ra, nếu bạn đã mở email mà bạn muốn lưu trữ:
Chọn nút Lưu trữ ở đầu email. Đây trông giống như một thư mục có mũi tên hướng xuống ở trên cùng.
Để lưu trữ email Gmail bằng Android hoặc iOS:
Mở ứng dụng Gmail. Tìm và mở email bạn muốn lưu trữ. Nhấn vào biểu tượng Lưu trữ. Đây là biểu tượng tương tự có trong phiên bản trình duyệt và trông giống như một thư mục có mũi tên hướng xuống ở trên cùng.
Cách tìm một email đã lưu trữ trong Gmail
Thật không may, không có thư mục lưu trữ Gmail riêng biệt để lưu trữ các email. Tuy nhiên, có hai cách để tìm email đã lưu trữ. Thứ nhất, nếu bạn nhớ chủ đề hoặc người gửi, bạn có thể tìm kiếm email bằng thanh tìm kiếm của Gmail.
Nếu bạn không nhớ bất kỳ thuật ngữ chính nào, đây là cách bạn có thể tìm thấy các email đã lưu trữ trên PC hoặc Mac:
Mở hộp thư đến Gmail của bạn. Trong menu bên trái, chọn Thêm.
Bấm Tất cả Thư.
Hộp thư đến này có tất cả thư của bạn, được lưu trữ hay không. Cuộn qua để tìm thư đã lưu trữ mà bạn đang tìm kiếm.
Lưu ý: Bạn cũng có thể tìm kiếm bằng cách sử dụng nhãn tạm thời “Tất cả thư”. Để thực hiện việc này, hãy nhập “-in: Sent -in: Draft -in: Inbox” vào thanh tìm kiếm.
Để tìm thư Gmail đã lưu trữ trên iPhone hoặc Android:
Mở ứng dụng Gmail, chọn biểu tượng bánh hamburger ở góc trên cùng bên trái để mở menu thanh bên, chạm vào thư mục Tất cả thư.
Cuộn qua cho đến khi bạn tìm thấy email đã lưu trữ.
Thật không may, nếu bạn không nhớ bất kỳ thuật ngữ chính nào, việc tìm kiếm trong tất cả các email của bạn có thể mất một chút thời gian. Đây là lý do tại sao có thể hữu ích khi sử dụng chiến lược sắp xếp nâng cao hơn để giảm spam và tổ chức email của bạn, đặc biệt nếu bạn đang sử dụng email công việc (và cần phải tuân thủ các quy trình email an toàn).
Cách trả lại các email đã lưu trữ vào Hộp thư đến
Nếu bạn đã vô tình lưu trữ một email hoặc chỉ đơn giản là muốn hủy lưu trữ một trong các thư đã lưu trữ của mình, thật dễ dàng để đưa nó trở lại hộp thư đến chính của bạn.
Để hủy lưu trữ email trên Microsoft PC hoặc Mac của bạn:
Mở Gmail và tìm email bạn muốn hủy lưu trữ. Nhấp chuột phải vào email và chọn Chuyển đến hộp thư đến.
Để hủy lưu trữ tin nhắn của bạn trên thiết bị Apple hoặc Android:
Mở ứng dụng Gmail và tìm email bạn muốn hủy lưu trữ, chạm vào email để mở, chạm vào ba dấu chấm ở góc trên bên phải.
Chọn Chuyển đến Hộp thư đến.
Xa mặt cách lòng
Hầu hết mọi người hiện nhận được hàng trăm email mỗi tuần và lưu trữ email là một cách tuyệt vời để dọn dẹp hộp thư đến của bạn. Tuy nhiên, tính năng lưu trữ không phải là kỹ thuật sắp xếp mạnh mẽ nhất. Để tổ chức hộp thư đến Gmail của bạn, chiến lược tốt nhất là sử dụng kết hợp các bộ lọc lưu trữ, xóa và danh mục.
